社内文書も宝の山に - 情報爆発をチャンスに：ITpro（情報元のブックマーク数）
社内文書も大切なものを見つけ出せたり検索できると宝の山か・・・確かにそうかもしれない。
マツダがその一社。部門ごとに設置している複数のファイルサーバーから、必要な情報を素早く容易に検索・閲覧できるシステムの導入を進めている。来年4月から全社展開をスタートする予定で、現在は約160人が在籍するITソリューション本部に先行導入して検証を進めている。
社内文書も宝の山に | 日経 xTECH（クロステック）
すでに効果は出始めている。例えば内部審査の際に使う決済書類を検索する業務だ。ITソリューション本部は四つの組織に分かれており、組織ごとにファイルサーバーを持っている。そのため、同じ「社外委託見積もり」という書類であっても、ファイルサーバーや業務書類ごとにディレクトリの構造が違う。
同社の片村修一ITソリューション本部オフィスワーク革新部主幹は「新システムで『社外委託見積もり』に関連するファイルを検索すれば、見たい情報の一覧をすぐに表示できる」と話す。従来は約100ある決済テーマごとに各ファイルサーバーの中を手作業で探していたため、大変な手間がかかっていた。
ファイルサーバのアクセス権も既存の仕組みと連携？！できたらしい。検索対象を検索アクセス権がある人とかはできないのかなぁ・・・
システムの構築には、ジップインフォブリッジが提供する全文検索ソフト「SAVVY/EWAP」を利用した。SAVVY/EWAPを採用した理由についてマツダの赤井貴裕ITソリューション本部システム企画統括部ITインフラグループリーダーは「既存のファイルサーバーに手を入れずに利用できる点を評価した。ファイルサーバーへのアクセス権限も既存の仕組みと連携できたので、新たな設定は必要なかった」と説明する。
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メールも大事なビジネス文書。確かになぁ。最近はメールでビジネスしてるしなぁ。
中電技術コンサルタントは、社内ドキュメントの検索効率を高めることに力を入れてきた。過去の見積書や報告書などに加え、社員のメールを検索対象にしていることが特徴だ。同社の中村仁士 情報事業部長は「メールはビジネス文書そのものだ。必要になったらすぐに過去のメールを探し出せる仕組みがほしかった」と話す。
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メール検索の仕組みを使えば、過去の取り引きで顧客とどのようなやり取りがあったかを知りたい、といった場合にすぐに当該メールを見つけることができる。内部統制のための資料としても有用だ。
