ライフサイクルを考えたドキュメント管理の「ひと工夫」（1/2） − ＠IT MONOist（情報元のブックマーク数）
イタイイタイ・・・・企業でのドキュメント管理に関する統計ですか・・・・
一般的な企業におけるドキュメントの管理実態を知る興味深いデータがあります注2。
- 業務におけるドキュメント作成（参照）に費やす時間は業時間全体の60％以上、コストに換算すると45％以上を占めている
- 蓄積されているドキュメントのうち、85％のドキュメントは再利用されていない
- 50％のドキュメントは重複して登録され、60％のドキュメントは古くて使えない
一生懸命作成したドキュメントが再利用されていないだけでなく、使われないドキュメントを管理するためにハードディスクを増設したり日々バックアップ作業を行っているというのも非常に無駄です。
製造マネジメントフォーラム - MONOist（モノイスト）
情報管理を企業で一元化しておくのは大切ですね。
相互更新するもの、公開だけするもの（承認物）、広く公開するもの・・・ドキュメントのライフサイクルを考慮してシステムにおける情報管理場所が必要ってことでしょうね。
文書以外にも記録（常に更新がかかるもの）なんかもあるので、要注意ですな
オフィスソフトを使って作成したドキュメントや表計算シートを共有するのに一番簡単な方法は、ファイルサーバに共有ディレクトリを設けてドキュメントファイルを保管する方法だと思います。
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ファイルサーバによるデータ共有は運用が簡単なことからよく採用されるアプローチですが、問題点が2つあります。どれが最新なのかを識別するのが難しい点と、どこに保存したのかを覚えておかなければならない点です。
ファイルサーバによるデータ共有は、管理するファイル数が少なかったり、運用している期間が短い場合には非常に有効なソリューションですが、膨大な数のファイルを何年も保管し続ける必要がある場合には向いているとはいえません。
