プロジェクト推進者のための議事録の書き方 - 人と組織と、fukui's blog（情報元のブックマーク数）
プロジェクトを進めるためのPMOの動き方。
プロジェクトを設計し、前に進める。というと大層なことをやっているように思えるかもしれないけれど、実は僕がやっていることは本当に単純で、
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・アジェンダをつくり
・会議をファシリテートし
・議事録を作成する
ということをしているだけだ。もちろんプロジェクトを円滑に進めるために必要であれば、情報共有やプロジェクト推進のツールを提供したりもするけれど、基本的には無料で利用でき、汎用性の高いものしか使わない。
プロジェクトを前に進めるために、ちょっとしたTIPSのようなものも身につけてはいるつもりだけど、基本はやっぱり議事録だと思う。
会議を始まる前にアジェンダと議事録の大枠を作成しておいて、会議に臨む。会議フォーマット議題はある程度固定化しておくと運営が楽かもしれない。
議事メモと議事録は別物。ことばを残しておくことも必要だが、議事はもっと重要。
１）会議をファシリテートする人がアジェンダをつくり、議事録をとるべきだ。
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２）それが無理なら、会議をファシリテートする人と同じレベルでものごとを考えられるNo.2がそれに取り組むべきだ。
３）それも無理なら、優秀な若手にアジェンダ作成と議事録を任せ、ファシリテーターがすぐに、かつしっかりと目を通してアジェンダと議事録をレビューすべきだ。
このアジェンダいいな。その通りだ。あとアジェンダ作成に際して遅れている点、遅れそうな点とか気になるところは突っ込んでおくことも必要かも。
アジェンダ作成の注意点
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・アジェンダに盛り込むもの
タイトル：何の会議か、どういうメンバーが集まる会議か分かりやすく
日時：いつ集まるのか。必要であれば会場も。
参加者：参加を呼びかけるメンバーの名前を記載します。議事録作成担当の指定なども。
使用資料：会議で用いる資料を記載します。必要であれば添付します。
プロジェクトのゴール、マイルストーン：時として、プロジェクトのゴールとマイルストーンが忘れ去られ、枝葉末節の議論になってしまうことがあります。毎回記載するわけではないですが、特にスタートしたばかりのプロジェクトではメンバーの意識をゴール達成にフォーカスさせるために、毎回書くようにします。
大見出し・小見出し：検討項目を書きます。僕は一つ目の議題は前回の会議で設定したタスクの確認から入ることが多いので、一つ目の議題は前回の議事録のNextAction欄のタスクをコピー＆ペーストします。
僕の議事録テンプレートの特徴は、プロジェクトのゴールとマイルストーン、それを達成するためのタスクを毎回参加メンバーに意識してもらうことだと思います。ゴール/マイルストーン/タスクが毎回設定されていたら、スピードに差はあるかもしれませんが、確実にプロジェクトは前に進み始めます。
タスクを考えるときに意識しなければいけないのが、負荷が集中することを防ぐことです。特定の人物に負荷が集中し、タスクが遅れ気味になっている場合は全員で解決策を検討すべきでしょう。またファシリテーターから会議の合間に進捗状況に関しての確認やアドバイスもすべきでしょう。
・アジェンダはテキストで作成し、メールで送る。
そそ、これこれ！
・文章は簡潔に。必要な発言のみを残す。
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会議で話される発言は膨大なので、それらを全て書き取ると議事録はとても読めたものではなくなります。だから、発言自体を短く（100字以内）表すのはもちろんのこと、会議の流れや今後の検討に不必要な意見や感想は思い切って削除していく必要があります。この削除の基準はリーダーやファシリテーターとすりあわせながら精度を高めていくのがいいように思います。
