【レビュー】【Microsoftクラウド体験記】Azureも活用! サービス連携でさらなる効率化へ (1) Microsoft Online Servicesで会議の効率化と品質向上を実現する | エンタープライズ | マイコミジャーナル(情報元のブックマーク数)

ってことで、Microsoft Online Servicesの話。

これまで、SharePoint Online単体での活用方法を中心にご紹介してきました。最終回の3回目は、Microsoft Online Servicesとしての強みを生かし、Live MeetingやExchange Onlineと組み合わせた業務での活用方法をご紹介します。

http://journal.mycom.co.jp/articles/2010/06/21/mos_y3/index.html

山崎さんって独立したんだ!しらなかった。

1999年よりマイクロソフト認定トレーナとして、マイクロソフト製品の技術教育に従事し、システム管理、.NETアプリケーション開発などに関する研修コンテンツの企画、開発、実施を行う。2008年4月にオフィスアイを設立。現在は"SharePoint Server"に特化したコンサルティング、技術研修、ソリューション開発およびサイト構築支援などを行っている。

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肝はデータは一ヵ所に集約する。プロジェクトIDで関連付けしておくと便利。

Microsoft Online Servicesでの活用方法を説明しましょう。重要なのは、様々な情報の最終的な共有場所をSharePoint Onlineに集約することです。ただし、ユーザーの役割や情報の性質などによって、単純に一か所にまとめておくのはかえって非効率です。
たとえば、あるプロジェクトが始まる場合、弊社のようなサービス提供者側では、最初は営業活動がメインになるため、営業担当者向けに売上や契約に関する情報をまとめる必要があります。また、案件が進めば、会議は営業会議やプロジェクトだけにとどまらず、作業者間でのプロジェクト会議が同時に進行していきます。
このような状況では、それぞれで必要な情報はSharePoint Online上で個別に管理します。こうした方が、必要な情報を必要な人に適切に提供できます。ただし、プロジェクト全体を把握する際に、そのまま単純に別々に管理してしまうと関連性が見いだせなくなるため、全ての情報はプロジェクトIDに関連付けをして、いつでも一か所から参照できるようにしておくといった運用ルールを決めておきます。

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運用ルールでちゃんと登録させるという動機づけ

SharePoint Online上に必要な情報を登録しない限り、見積書や請求書が発行できないといった業務上のプロセスとしての制約や査定の資料に使用するなど、利用者にとって情報を共有する意味や目的を明確にできれば、比較的容易に実現できます。つまり、前者は運用ルールでいくらかカバーできます。

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これは面白そう。

SharePoint Onlineでは、SharePoint Designer 2007を使用することでコーディングすることなく簡易的なワークフローを構築することが可能です。
SharePoint Designer 2007では、列の条件などを用いて任意の列への値の設定、ファイルのコピー、ファイルの削除、メールの送信などができます。そのため、SharePoint Designer 2007の機能とドキュメントライブラリやリストの機能を組み合わせて、様々なワークフローを構築できます。
たとえば、見積書や請求書などは、SharePoint Online上に保存すると、上長の承認を求めに行き、承認が終わるまで利用できないようにする場合は、次のような実装が可能です。

http://journal.mycom.co.jp/articles/2010/06/21/mos_y3/003.html

ただし、複雑な差し戻しや代理承認などは、コーディングなしでは実装できません。また、外部システムとの連携などもコーディングなしでは難しいため、承認用の情報を管理するSharePoint Onlineリストを別途用意して利用するなどの工夫が必要です。

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